В теме 8 ответов, и 7 участников, последнее обновление сделано пользователем 
Полина 12 г назад.
-
Сообщения
-
А поделитесь, кто какими техниками, приемами и инструментами пользуется для повышения личной эффективности. Ну там, использование органайзера, электронного календаря, вешание таблички DND на столе, когда вы действительно заняты, каких-нибудь принципов типа "письмо читается только один раз", настройки правил в Аутлук, дополнительные инструменты и т.д.Привет,
Тема для меня очень интересная и обширная. Я для себя перепробовал много различных техник и принципов и мне лично помогли лишь немногие. Зато я теперь с уверенностью могу сказать, что нет общих методик, которые помогли бы всем. Каждому подходит свое и это только нужно найти.
Я лично использую бумажный органайзер (для личных дел), в котором в максимально упрощенном варианте веду 1) список вещей, с которыми нужно в ближайшее время разобраться и 2) долгосрочные планы и некоторые личные установки и принципы. Перепробовал в свое время кучу органайзеров на PC и коммуникаторах, и в итоге понял, что это крайне неудобно. Комп неудобен из-за того, что его надо постоянно включать, если приперло быстро что-нибудь накалякать, а на телефонах банально неудобно текст набирать. Поэтому, чтобы время, которое тратиться на то, чтобы обдумать и внести запись о задаче, было ни в коем случае не сопоставимо со временем, которое нужно для самой задачи, я остановился на бумажном варианте. Да и просто приятно разбавить письмом от руки суровые компьютерные будни.
На работе я использую в 99% случаев именно компьютер (ноутбук), так как он всегда под рукой. Никаких сторонних органайзеров я не юзаю, так как ни один из перепробованных меня на 100% не устраивает. Долгое время использовал MS Office OneNote, но в итоге он мне ужасно надоел, да и к тому же долгожданная фича синхронизации нескольких инстансов через онлайн MS сервера (появилась, если не ошибаюсь, в OneNote 2010) на самом деле не очень то и стабильная. В данный момент активно использую MS Outlook, потому что он (за исключением некоторых моментов) меня полностью устраивает (и, кстати, еще одна причина, по которой я отказался от органайзеров — это нежелание забивать свой и так перегруженный комп лишним софтом + рассеивать свое внимание, отвлекаясь на другие проги — outlook у меня всегда запущен и является чуть ли не основным инструментом работы).В аутлуке я активно пользуюсь следующими фичами (естественно, в дополнение к работе с почтой):
1) Календарь. Все важные активности, включая даже ремайндеры о днях рождения, я заношу в календарь. Делается это очень просто и быстро. Плюс команда уже приучена все встречи и митинги также назначать через outlook. Также этот календарь синхронизирован с моим коммуникатором, что еще больше облегчает трэкинг важных дел.
2) Задачи. Всё, чем мне предстоит заниматься в течение дня/недели, я забиваю как задачи. Опять же — все в максимально упрощенном варианте, по сути только заголовок и все. Все задачи помечены флажками "Сегодня", "Завтра", "Эта неделя" и т.д. И, как следствие, они очень удобно визуальнор разграничены. Плюс с помощью флажков очень просто и быстро трансформировать письмо в задачу.
3) Категории. Когда накапливается много задач, возникает проблема быстрого визуального распознавания важных/срочных задач. Для этого у меня есть предустановленный список категорий ("Ответить на письмо", "Анализ и специфицирование", "Административная", "Ежедневный трэкинг", "На будущее" и т.д.). Когда присваиваешь задаче категорию, то она меняет цвет и, привыкнув к своим цветам, вскоре становится довольно просто визуально вычленять необходимые задачи из списка.
В целом, у меня постоянно открыта правая панель в Outlook 2010, где постоянно торчат задачи и календарь. Поэтому все это постоянно перед глазами.В общем, это то, что касается органайзеров. Я бы еще хотел несколько принципов повышения эффективности, которые я в свое время выудил из разных источников и они у меня прижились:
1) Максимально очистить разум от всего ненужного. Это очень похоже на то, что когда-то упомянул Чек в ветке http://analyst.by/forum/analitik-kak-professiya/kakoe-kachestvo-ili-navyk-priobresti. Как я уже там писал, для меня очень важно не терять концентрацию над задачей (а это максимально критично для производительности, что уже доказано не раз), а это подразумевает следующее:
- Снизить до минимума нерабочии дела в рабочее время (всякие вконтакты, аськи, новости и т.д.). Лучше провести на работе 7 часов, а уже дома заняться нерабочими вещами. Зато это будут гораздо более эффективные часы.
- Концентрироваться на задачах, относясь к ним с вдохновением. Я уже писал об этом в топике, упомянутом выше.
- Разобрать и очистить свое рабочее место. Всякий хлам как-никак отвлекает периодически.
2) Сортировка документов и писем. У меня на компе четкая структура документации — все стройно каталогизировано и раскинуто по своим папкам. С письмами (если вы их получаете много) крайне важно придумать правильный подход. У меня во входящей папке никогда не бывает больше 10 писем, потому что меня лично это очень отвлекает. Как только я заканчиваю работать по проблеме, письмо сразу перекидывается в другую папку. Короче, входящая папка у меня — это, по сути, дубликат задач, которые я веду в аутлуке — там всегда только то, что еще ожидает своей очереди.
3) Это уже скорее из "вне рабочих" подходов:
3.1) Записывать важные факты и события (к примеру, пробег вашей машины на момент смены масла и т.д.). Как показывает практика, память нас часто подводит, и полагаться на нее не стоит.
3.2) Всегда планировать экстра время для любого мероприятия, а не впритык. Меньше нервов и меньше риска.
3.3) Избавляться от ненужного. Есть интересное правило "1 года". Если какой-то вещью вы не пользовались в течение года, то смело ее выкидывайте и не копите хлам.
3.4) Правило "2-х минут". Если на какое-то действие вам нужно не более 2-х минут, не откладывайте его. Иначе усилия, которые вы потратите на то, чтобы не забыть его, буду больше, чем оно само.Вот так сходу все. Если вспомню еще интересные моменты (а многие уже просто вошли в привычку и делаются неосознанно), то отпишусь.
Надеюсь кому-нибудь это пост будет полезным.
"буду краток"
Отвечу тезисно и немного косвенно к тайм менеджменту, если нужны будут допольнительные пояснения — спрашивайте!1) если есть что-то, что может упросить жизнь и сэкономить время — используй это:
— плагин к аутлуку — xobni (http://www.xobni.com/)
— "кривенькая" но помогает понять на что уходит рабочее время (реально, а не то что пишется в тайм журнал для биллинга) — может есть более приличные аналоги. http://ptm.sourceforge.net/2) бережно относись к своему "состоянию потока" (для тех кто не в теме http://habrahabr.ru/blogs/arbeit/103572/)
Способы есть разные, даже при большой и активной команде вокруг это можно сделать.
К нам приезжал Александр Орлов (http://www.happy-pm.com/blog/) и читал тренинги по ПМ, он например по этому поводу говорил, что надо приучивать коллег к такому "срочно — звоните, не срочно — пишите." (при таком подходе на письма никто не ожидает ответа в течении 15-30минут например). Спорный вариант, но вариантНемало интересного я почерпнул в книге Дэвида Аллена. Особенно мне понравилось правило двух минут, которое звучит примерно так: то, что можно сделать меньше чем за 2 минуты, следует сделать прямо сейчас. Реально помогает как в работе, так и в жизни.
Ой, прошу прощения, что повторяю уже сказанное.Есть одно просто правило:
Заниматься только одним делом. Это значит, пока не закончено что-то одно слать всех и все нафиг. И браться за что-то другое только по завершению. (Можно отвлечься на то чтобы пометить новое дело себе в список).
(разгребать текучку в удобное отведенное для этого время никто не мешает)P.S.> И никаких дурацких 2х минут ) И прочих компромисов в стиле пойти в 1 час ночи на кладбище зажечь вокруг 6ой могилы 10 свечей и т.д. )
Если так не получается, то надо медитировать на свой процесс работы и искать что в нем не так.
P.S.> И никаких дурацких 2х минут ) И прочих компромисов в стиле пойти в 1 час ночи на кладбище зажечь вокруг 6ой могилы 10 свечей и т.д. )
Правило 2-х минут на самом деле работает и работает отлично. Оно хоть и отчасти противоречит концепции "заниматься только одним делом", на самом деле ее только дополняет и делает эффективнее. Вообще, все зависит от того, насколько вы загружены и насколько много вы хотите успеть сделать (зависит от вас лично, текущей ситуации на работе/в жизни и т.д.) — это этого уже и стоит исходить, определяя, что конкретно полезно и применимо для вас.
Смысл правила 2-х минут в том, что вы зря тратите время и энергию, которые от вас требуются для того, чтобы а) это дело записать в свой список дел б) периодически просматривать список дабы не забыть в) ваше подсознание все равно будет периодически тревожиться из-за того, что есть незавершенные дела. И пока вы делаете свое большое дело, вы будете постоянно отвлекаться на то, чтобы такие вот мелкие вещи занести в память. Поэтому-то то их куда проще сделать моментально, чем откладывать.Смысл правила 2-х минут в том, что вы зря тратите время и энергию, которые от вас требуются для того, чтобы а) это дело записать в свой список дел б) периодически просматривать список дабы не забыть в) ваше подсознание все равно будет периодически тревожиться из-за того, что есть незавершенные дела. И пока вы делаете свое большое дело, вы будете постоянно отвлекаться на то, чтобы такие вот мелкие вещи занести в память. Поэтому-то то их куда проще сделать моментально, чем откладывать.
главное сделать верную оценку )
Очень интересуюсь этой темой. Нашел статью про повышение эффективности, надеюсь будет полезнаПривет! Да, тема и вправду интересная. Я, к примеру, использую органайзер (все очень структурировано). Думала воспользоваться табличками DND, но, как-то времени не хватало их заказать (да и понятия не имею, где их изготавливают; или, где купить). Зато взамен им использую наклейки, которые можно свободно купить и заказать (заказывала тут http://belki.by/content/nakleyki).
Вы должны авторизироваться для ответа в этой теме.
