BABOK v3: бизнес-анализ для управления изменениями

Действия по управлению изменениями

В процессе управления изменениями бизнес-аналитик готовит предприятие и заинтересованные стороны к инициированию изменений для удовлетворения бизнес-потребностей наиболее эффективным способом. Бизнес-анализ относится не только к изменениям, осуществляемым проектным образом, но в том числе и к эволюционной трансформации организации.

BABOK выделяет следующие стадии анализа:

• понять текущее состояние КАК ЕСТЬ,
• определить будущее состояние КАК ДОЛЖНО БЫТЬ,
• определить действия по переходу от «как есть» к «как должно быть».

При этом не стоит рассматривать все этапы по переходу из одного состояния в другое, как запланированные. Стандарт предоставляет возможности выбора для бизнес-аналитика исходя из конкретного контекста и задач. Некоторые этапы могут быть структурированы заранее, другие — без предварительной организации.

Деятельность бизнес-аналитика  заключается в содействии перехода от потенциальной ценности до ее превращения в реальную.  Достигается это путем эффективного применения потенциала предприятия. Для чего и необходимо производить изменения.

Как видно из рисунка, работа разделяется на три части.

I-я: Стратегический анализ представляет собой непрерывный процесс по отслеживанию потребностей и текущей ситуации в их изменении. Познакомившись с этой информацией и возможными решениями, заинтересованные стороны определяются с тем, стоит ли удовлетворять озвученные потребности.  Полученная в результате стратегия может представлять собой стратегический план, концепцию, дорожную карту и т.д.

II-я: Чтобы эффективно управлять процессом изменений, необходимо перейти от общих, абстрактных желаний, жалоб, запросов к конкретным показателям и задачам. Для этого вводится понятие «требования»,  представляющее собой практическое отражение потребностей. Требования помогают понять те виды ценностей, которые будет возможно достичь для заинтересованных сторон.  Помощником для бизнес-аналитика станет вопрос «Почему требование необходимо?». Все требования должны быть взаимосвязаны и соответствовать друг другу (стандарт выделяет требования бизнеса, заинтересованных лиц и решения).

Процесс выявления, анализа требований и формулирования возможных решений  является итерационным. Таким образом,  проводятся мероприятия от исследования потребностей и описания начальной концепции до рекомендаций конкретного решения в следующей потребности: описывается набор требований; требования проверяются на непротиворечивость; они утверждаются, гарантируя ценность для бизнеса; структурируются для поддержания общей бизнес-цели; проводится анализ компромиссных решений и рекомендации по проекту.

III-я: Оценка решения происходит как на этапе обоснования проекта, так и в процессе его реализации или по завершению. Это позволяет рекомендовать действия по устранению ограничений, преодолению трудностей и в работе с рисками.

Широкие возможности и учет особенностей конкретной инициативы

Принятие решения невозможно безотносительно к конкретной ситуации. Одной из составляющих контекста являются особенности, индивидуальность организации и заинтересованных лиц (в т.ч. убеждения, культура, стереотипы, стандарты компании и пр.). Бизнес-аналитик при выборе способов работы, конкретных методик, разработке решений опирается не только на методологии, но и специфику компании и личный опыт. Например, в одних компаниях процесс бизнес-анализа может быть формализован, стандартизирован, подписан ключевыми заинтересованными лицами (повышая обязательства всех сторон), а в других носить менее формальный характер.

Подходы к планированию варьируются от прогнозных (сводящих к минимуму неопределенность и максимизирующими контроль) до адаптивных (рассчитанных на короткие итерации). Выбор того или иного  подхода зависит, как от возможности определить будущее заранее, так и отношения заинтересованных лиц к неопределенности и контролю.

BABOK нацелен на то, чтобы предоставить бизнес-аналитику широкие возможности проявлять гибкость в работе. Так, если стандарт ИСО 9001 опирается на процессный подход, то рассматриваемое руководство BABOK считает, что специалист может воспользоваться любой методологией, позволяющей удовлетворить бизнес-потребности с учетом конкретной ситуации. Для достижения лучшего результата бизнес-аналитикам рекомендуется  изменять или создавать новые методы.

В BABOK рассмотрены наиболее распространенные точки зрения на организацию бизнеса . Они описывают различные взгляды на бизнес-анализ и служат неким направлением, в рамках которого аналитик смотрит на свою деятельность в конкретных условиях. К таким отнесены: гибкие методологии (agile); интеллектуальный анализ данных; информационные технологии; архитектура бизнеса; управление бизнес-процессами (список является неполным и бизнес-аналитики вправе использовать и другие). С  помощью руководства BABOK читатель получает представление о том,  каковы границы возможностей применения каждой точки зрения, каково влияние на изменения, цели, текущую деятельность, какие методы и приемы уникальны для каждой перспективы и пр.

На практике при реализации проектов, усилиях по определению целей может использоваться больше чем один из взглядов (перспектив). Скорее всего они будут пересекаться и дополнять друг друга в зависимости от сложности инициатив. Например, может потребоваться оптимизация бизнес-процессов, осуществляемая с помощью гибких методик, для автоматизации  (ИТ) системы.

Управление изменениями с помощью непрерывного обучения

Стандарт BABOK описывает область знаний по планированию и мониторингу бизнес-анализа.  Это призвано координировать и организовывать деятельность бизнес-аналитиков вместе с заинтересованными сторонами, что достигается путем анализа деятельности и внесения изменений.  Выявляя возможности повышения производительности бизнес-аналитика, обеспечивается непрерывное обучение, используются возможности совершенствования деятельности всех участников процесса изменений.

С этой целью вводятся показатели эффективности, позволяющие отслеживать улучшения в работе путем определения профилактических, коррекционных или развивающих действий на всех этапах изменений.  Важно отметить, что эффективность аналитической деятельности зависит от конкретной ситуации с учетом реализуемой инициативы и особенностей организации. Выбранные показатели эффективности призваны поощрять одни модели поведения и могут мешать другим.

Работа по оценке эффективности может документироваться или быть неформальной, показатели количественные и качественные – главное, чтобы она позволяла бизнес-аналитику определить проблемы и способы повышения эффективности. Выявив потенциальные точки улучшения, бизнес-аналитик руководствуется ими в работе над новыми задачами.

В работе по оценке ценности аналитической работы могут принимать участие все заинтересованные лица, бизнес-аналитик всегда открыт для обратной связи.

Выводы

Деятельность бизнес-аналитика приводит к организационным изменениям, и на нем лежит ответственность за определение того, какие будут предложены изменения и способ, обеспечивающий адекватный анализ этих преобразований. На мой взгляд, в руководство BABOK третьей версии включен ряд важных подходов, повышающих эффективность управления изменениями. Стандарт:

• Сделал акцент на роли бизнес-аналитика в управлении изменениями. При реализации инициатив не стоит зацикливаться на технических аспектах проекта.

• Предоставляет широкие возможности для поиска результативных и эффективных решений в любой ситуации.  Таким образом, бизнес-аналитик имеет разносторонний набор перспектив будущего и инструментов для управления, что дает возможность ему, как субъекту проявить свободу воли.

• Рассматривает управление изменениями всесторонне, а не только в границах перехода от «как есть» к «как должно быть». В частности, с учетом тех ценностей, которые призваны привнести изменения (а не изменения ради изменений), разных заинтересованных сторон, сил влияющих на процесс и все это в динамике складывающейся ситуации (а не статической картинки).

• Предполагает анализировать цель с учетом потребностей всех заинтересованных сторон. Это позволяет вскрыть подводные течения, сделать процесс выбора цели и способа ее достижения более прозрачным и избежать перекосов в сторону какой-то из сторон (что в процессе деятельности создает обязательно дополнительные проблемы и вызывает сопротивление изменениям). Изменяемая система представляется не как механистическая, а сложноорганизованное живое предприятие.

• Процесс управления рассматривается динамично. Контроль осуществляется через требования (показатели), позволяющие отслеживать действия и результаты по достижению поставленных целей. И наряду со статичными требованиями, которым должно удовлетворять решение и которые описывают потребности, выделяются переходные. Такие требования носят временный характер и позволяют осуществлять планомерный переход из одного состояния в другое, утрачивая свою актуальность после достижения промежуточных целей. Они используются для обеспечения непрерывности бизнеса, обучения, преобразования данных.

• Ведет к развитию компании путем организации непрерывного обучения. Бизнес-аналитик с помощью заинтересованных лиц оценивает эффективность бизнес-анализа, выявляет причины отклонения от ожиданий и находит способы улучшить результаты в будущем.

Автор:

Демьяненко Василий

консультант по управлению изменениями ( http://ibcm.biz )

Статья впервые опубликована на http://ibcm.biz/