Оригинальная статья: «Leaving a legacy of lessons learned» by Drew Davison
Анализ результатов проекта, или т.н. «посмертный» анализ проекта, часто предоставляет отличную возможность для компаний учиться на своем опыте. Тем не менее, знания, полученные от анализа завершенных проектов, как правило, недоступны для будущих поколений.
Существует огромное количество книг, журналов и статей, посвященных менеджменту проектов, разработке ПО и практикам и методикам управления изменениями. Однако уровень успешности в условиях изменений для большинства компаний значительно ниже 50%. Почему? Основная причина – отсутствие общей методики, позволяющей сохранять полученные результаты, оценивать и документировать примеры решения проблем, рекомендации для будущих проектов. Не хватает также четкой структуры и установленной практики для эффективного управления нашими знаниями и обеспечения постоянного доступа к ним.
В начале 90-х в NASA осознали свои ошибки, связанные с утратой знаний. Специалисты столкнулись с четким пониманием того факта, что большая часть наработанных знаний о строительстве ракеты Saturn V, доставившей космонавтов на Луну, была утрачена с уходом на пенсию главных специалистов. В результате была создана The NASA Engineering Network – сеть обмена знаниями для более эффективного обучения и кооперации среди инженеров. Сеть обмена знаниями включала в себя базу данных The NASA Lessons Learned, «официальный, согласованный репозиторий опыта, полученного от реализации программ и проектов NASA».
Большинство из заинтересованных лиц, которых касаются изменения, не знают методик получения информации об изменениях и не желают тратить на это время и деньги. Они бизнесмены, финансисты, инженеры, специалисты по маркетингу, бизнес-аналитики, разработчики ПО, а не менеджеры проектов и не эксперты по управлению изменениями. Неважно, какую роль нужно играть и какую информацию нужно получить для успешного проекта. Важно сделать свое дело.
Итак, что вы, как инвестор, заинтересованное лицо, менеджер проекта, бизнес-аналитик или любой другой участник проекта предпринимаете для сохранения полученного опыта от выполненных задач?
Существует 5 важных шагов:
1. Определите и утвердите ответственного за управление полученным опытом.
Кто-то должен выполнять необходимые обязанности для обеспечения целей, измерения результативности, передачи навыков заинтересованным лицам, формирования инициативы с целью повышения ценности организации. Даже ИТ-компании, публикующие открытый исходный код и насчитывающие сотни тысяч волонтеров, которые вносят свой вклад в улучшение функциональности продуктов, выделяют подразделения для наблюдения за прогрессом. Назначьте ответственное лицо для осуществления контроля.
2. Создайте или позаимствуйте методику процесса управления полученными знаниями
Даже с огромным запасом опыта и знаний отсутствие методологии сделает процесс сбора информации о результатах проекта громоздким и, возможно, труднодостижимым. К счастью такие организации, как PMI, ISO, ISACA, SEI и др. создали большое количество соответствующих методов и приемов. Я разработал методику «Project Pre-Check Decision Framework» (Методика предварительной проверки принятия решений на проекте), которая совмещает в себе лучшее из таких областей, как управление проектами, управление изменениями, разработка ПО и др. и обеспечивает функционирования схемы управления знаниями в моей работе.
Выберите методику, которая будет знакома вам и более всего подойдет вашей организации, и адаптируйте ее под вашу специфику с учетом вашего реального опыта и примеров, чтобы обеспечить ее эффективное функционирование и получить действительное улучшение результативности. Или создайте свою собственную методику.
3. Позаботьтесь о том, что данная методика будет использоваться всеми
Наличие понятной, доступной и удобной группы методов для извлечения наработок не дает никакого результата, если никто ими не пользуется. Поэтому задачей сохранения знаний и ответственностью владельца компании является забота о том, чтобы данной методикой пользовались постоянно, при каждой задаче, на каждом проекте. Это требует проведение тщательного анализа, чтобы определить доступные для всех форму и структуру управления наработками и знаниями. Я уже слышу возмущенные возгласы: «Ерунда! Еще больше бюрократии! Заканчивайте с этим!» Если вы хотите успешно внедрять в своей организации изменения, связанные с бизнесом или технологией, определенная жесткость и соответствие нормам являются неотъемлемой мерой. Выбор зависит от вас: быть инвестором, менеджером проектов, бизнес-аналитиком или системным архитектором с огромным списком успешно завершенных проектов, благодаря способности вашей организации сохранять полученные знания, или независимым исследователем, имеющим посредственный список успешных проектов.
4. Управляйте преобразованием опыта, полученного на проектах, в общие знания организации.
Накопление опыта и знаний каждого участника проекта, а также совокупных знаний команды и перенос информации в отдельную среду являются ключевыми задачами, которые не должны выполнять только бизнес-аналитик или менеджер проектов. Владелец компании должен осознавать данную необходимость и внедрять такие аналитические методы, стандарты качества и юзабилити, которые обеспечат для других возможность быстро получить максимальную выгоду от предоставленной информации.
5. Управляйте участием в формировании общих знаний
Нет смысла делать что-либо за рамками личного анализа результатов проекта, если вы не заинтересованы внести свой вклад в общий накопленный опыт организации. Выгода от общих знаний возможна, только если выполняется оценка их использования, соблюдения, измерение полученной ценности, частоты вносимых вкладов и определение пробелов и несоответствий в содержании или в приложении. Результаты оценки дают основу для развития и постоянного улучшения методов, повышающих получаемую организацией выгоду.
Где можно хранить общие знания организации? Офис управления проектами (Project Management Office) – очевидный вариант. Мандат Офиса управления проектам можно совместить с программой общих знаний организации. Как правило, он охватывает широкий круг активностей компании, программ и проектов. В нем отслеживается и фиксируется совокупная проектная результативность и предпринимаемые шаги для улучшения этой результативности.
Однако внедрение практики создания общих знаний организации в самой организации также является изменением, которое необходимо выгодно представить с коммерческой точки зрения, приоритезировать, внести в работу организации. Для такого изменения нужно выделить финансовые и трудовые ресурсы, им нужно управлять. Несмотря на такие сложности, данная методика заслуживает внимания. Есть и другой вариант – практика создания индивидуальных накопленных знаний. Вы, как профессионал, несомненно, участвуете в программах постоянного роста. Практика создания индивидуальных накопленных знаний начинается и заканчивается с вашей деятельностью. Вам необходимо следовать все тем же пяти шагам, описанным выше, но вам не нужно вовлекать кого-либо еще. Решения принимаете только вы. По мере того, как вы будете получать выгоду от данной методики, у вас будет расти уверенность в своих силах, ваш список успешно завершенных проектов и репутацию начнут замечать все вокруг. Делитесь опытом со своими коллегами, и, скорее всего, вы найдете поддержку со стороны и внимание инвесторов.
Автор: Drew Davison
Статья была впервые опубликована на английском языке на сайте: http://www.batimes.com
Оригинал статьи: http://www.batimes.com/articles/leaving-a-legacy-of-lessons-learned.html
Перевод подготовил: Баканович Роман
Обсуждение на форуме: http://analyst.by/forum/materialy-saita/sohranyaya-znaniya-dlya-buduschih-pokolenii
