В этом цикле статей я поделюсь своим видением роли и задач бизнес-аналитика на пресейле, а также опытом работы на этом этапе в компании ScienceSoft. Я посоветую подходы и инструменты, которые помогут быстрее найти решение для проблемы клиента, рекомендую, как лучше готовить различные артефакты, а еще расскажу, какую пользу для своей карьеры аналитика вы можете вынести, участвуя в пресейле.
В предыдущей статье мы разобрали, что такое пресейл, поговорили о роли и влиянии бизнес-аналитика на этом этапе, а также об артефактах, которые можно подготовить.
В этой статье мы подробнее остановимся на сложностях в работе БА на пресейле и способах их преодоления, а также преимуществах для карьеры, которые можно получить из такого опыта работы.
Какие сложности могут возникнуть на этапе обработки RFP и как аналитику максимально эффективно с ними справиться?
Основная сложность работы аналитика на пресейле состоит в том, что времени немного, а неопределенность высокая. И есть риск, либо слишком поверхностно изучить и оценить запрос, либо, наоборот, потеряться в обилии информации. Особенно, если БА еще не стал гуру в соответствующем домене или платформе.
В любом случае, изучение RFP (request for proposal) лучше всего начинать с базы знаний, накопленной в компании. Скорее всего, похожие запросы уже обрабатывали или в портфолио есть подобные кейсы. Разговор с коллегами может сэкономить время и дать достаточно много полезной информации и инсайтов.
Не менее важный шаг – искать в интернете релевантную информацию. На первых этапах и для экономии времени лучше не копать слишком глубоко – нужно постараться посмотреть на бизнес заказчика со стороны и двигаться от общей информации к частной. Сначала почитать про боли и проблемы всей индустрии, ее тенденции и тренды: можно найти квадранты Gartner и отчеты других консалтинговых агентств. Затем стоит изучить регион клиента, проанализировать конкурентов, поискать аналогичные решения.
Конечно, для эффективной работы аналитику нужны доменные знания. Но если домен совсем новый для вас, то не забывайте фиксировать незнакомые термины, формулировки, ключевые слова, важные для бизнеса заказчика, чтобы потом использовать их, как во время коммуникации, так и в коммерческом предложении. Это покажет, что вы с клиентом на одной стороне и говорите на одном языке.
Хотя одна из основных задач БА – понять и разрешить боль заказчика, на пресейле во время сбора и анализа информации важно также постоянно проводить параллели между тем, что нужно бизнесу клиента и что может дать IT компания – и отмечать точки соприкосновения.
После систематизации всей собранной информации у команды наверняка останутся вопросы к заказчику, но теперь их будет проще сформулировать и определить приоритеты. Как правило, 10-15 уточняющих вопросов достаточно, чтобы потом дать высокоуровневую оценку решения и при этом не утомить заказчика расспросами. Скорее всего, он коммуницирует с несколькими вендорами параллельно и обилие уточнений на первом этапе может его негативно настроить. Поэтому очень важно соблюсти баланс и разделить, что необходимо выяснить у клиента на пресейле, а что можно запросить уже во время самого проекта.
Для детальной проработки объёма проекта я рекомендую не бояться организовывать брейншторм-сессии внутри команды и спрашивать у технических специалистов нюансы, которыми аналитик может не владеть. Перед самой сессией стоит подготовить небольшой план или чек-лист на основе выявленных бизнес-целей и потребностей заказчика. Это поможет успешно фасилитировать брейншторм-сессию.
На этой встрече можно представить, что вы защищаете интересы заказчика и думать, что было бы важно для него. Наверняка есть варианты более бюджетных платформ и технологий, или же преимущества более крупных и дорогостоящих окупятся гораздо быстрее. Может, поставка MVP решения в короткие сроки поможет активнее развивать бизнес, или, наоборот, важно проработать регуляторные вопросы до старта работ.
На пресейле, как и в целом в работе бизнес-аналитика, эффективная коммуникация крайне важна. В общении с заказчиком, да и с командой тоже нужно быть одновременно эмпатичным слушателем и убедительным спикером. Всегда старайтесь быть последовательным и соблюдать договоренности, ведь это формирует доверие к вам. Для этого готовьтесь к звонкам и митингам с клиентом, записывайте разговор (предварительно спросив разрешения у собеседника), чтобы потом послушать еще раз и сделать заметки. Также последовательность в коммуникации означает то, что вы не должны давать клиенту неточную, непроверенную информацию и какие-либо необоснованные обещания. Если вопрос не в вашей компетенции или вы еще не готовы на него ответить, лучше так и сказать, что вам нужно это обсудить с технической командой.
Так как время на пресейле ограничено и права на ошибку нет, то лучше подтверждать свои предположения, задавая клиенту уточняющие вопросы: правильно ли вы его поняли, соответствуют ли ваши предложения его ожиданиям и так далее.
Чаще всего общение с клиентом, устное или письменное, проходит на английском. И хотя в большинстве компаний владение английским для аналитика обязательно, не всегда хватает знаний особенностей деловой коммуникации и современной, актуальной лексики. Полезно завести документ, который вы будете пополнять различными фразами, конструкциями, которые звучат убедительно и профессионально на английском.
А какую пользу получает сам бизнес-аналитик, работая на пресейле?
Любые активности, как проектные задачи, так и пресейл – это та работа, за которую нам платят. Поэтому сама постановка вопроса, что же аналитик получит взамен, уже достаточно противоречива. Чтобы вырасти в крутого профессионала, важно работать со всей отдачей с задачами любой сложности. Однако иногда для большей мотивации нам хочется понимать, какой именно профессиональный опыт мы получаем на том или ином этапе.
Как правило, любые задачи аналитика на пресейле требуют опыта работы, поэтому обработку RFP отдают опытным специалистам. По крайней мере, когда на кону крупный проект. И с учетом доли ответственности за сделку, которая ложится и на бизнес-аналитика, эта работа может показаться не самой привлекательной, да к тому же и стрессовой. Из своего опыта я могу сказать, что время, проведенное за изучением RFP и подготовкой предложения, обязательно принесет пользу для дальнейшей карьеры.
Во-первых, это дополнительные вызовы и выход из зоны комфорта (особенно, если вы долго на одном проекте), которые необходимы для профессионального роста.
Во-вторых, пресейл проходит активно и бодро. Нужно быстро генерировать идеи – и это отличная тренировка ваших навыков.
В-третьих, именно на пресейле вы можете примерить на себя роль консультанта, ведь ваша ключевая цель – решить проблему в бизнесе клиента (а порой ее сначала нужно точно определить). И если вы справитесь с этим в таких условиях, при минимальных ресурсах и высокой неопределенности, то доверие к вам как к профессионалу возрастет. Если в итоге сделка будет заключена, вы можете войти в команду проекта. А значит, на пресейле вы уже проделаете очень важную часть работы и заложите прочный фундамент для всего проекта.
В следующей статье я расскажу, что общего в работе бизнес-аналитика на пресейле и IT-консультанта, а также опишу методы и подходы консалтинга, которые будут полезны и эффективны для обработки RFP и подготовки предложения.
Автор статьи: Татьяна Лебедева
