Цикл статей про бизнес-анализ на пресейле. Статья первая, или почему всем нужен БА?

В этом цикле статей я поделюсь своим видением роли и задач бизнес-аналитика на пресейле, а также опытом работы на этом этапе в компании ScienceSoft. Я посоветую подходы и инструменты, которые помогут быстрее найти решение для проблемы клиента, порекомендую, как лучше готовить различные артефакты, а еще расскажу, какую пользу для своей карьеры аналитика вы можете вынести, участвуя в пресейле.

В первой статье мы разберем, что такое пресейл, поговорим о роли и влиянии  бизнес-аналитика на этом этапе, а также об артефактах, которые могут понадобиться.

Что такое пресейл?

Начнем с теории: пресейл (pre sales) – это комплекс предпродажных работ, осуществляемых компанией-поставщиком IT-услуг до подписания контракта. Цель этих работ – заключение сделки на условиях максимально выгодных для обеих сторон: заказчика (клиента) и поставщика (IT-компания).

Сейчас практически все IT-компании привлекают бизнес-аналитиков к работе на пресейле. Ведь именно аналитик помогает команде справиться с высоким уровнем неопределенности и смоделировать решение, отвечающее потребностям клиента. И, конечно же, участие БА значительно увеличивает шансы на получение контракта.

Процесс пресейла может отличаться в разных компаниях, но в целом он проходит по схожему сценарию. Важно понимать, что до того, как запрос (Request for Proposal или RFP) попадет технической команде, компания уже вложила значительные усилия, чтобы его получить. Обычно техническим специалистам не видны процессы внутри воронки продаж. К таким процессам относятся лидогенерация, или другими словами превращение посетителей сайта в потенциальных клиентов и сбор их контактных данных, валидация и классификация запросов. Тем не менее, только по результатам всех этих этапов отделы маркетинга и сейлз решают, что запрос перспективен для компании. И затем уже формируется команда для подготовки предложения.

Обычно пресейл-команда состоит из сейлз-менеджера, архитектора, бизнес-аналитика и при необходимости остальных технических специалистов: разработчика, тестировщика, дизайнера, суппорт-инженера.

Как правило, на пресейле есть жесткие ограничения по срокам, времени и ресурсам, доступу к заказчику и информации о его бизнесе. Чтобы продуктивно работать в этих заданных рамках, лучше сразу обсудить с командой зоны ответственности каждого участника.

Роль и задачи бизнес-аналитика на пресейле

Как только бизнес-аналитик подключается к пресейлу, он становится ключевым звеном между клиентом, сейлз-менеджером и технической командой. Аналитик взаимодействует с каждой из сторон, собирает информацию, обрабатывает ее и дает свои комментарии, готовит необходимую документацию.

Конечно, основная цель всей команды – получить контракт и превратить потенциального клиента в реального заказчика. Безусловно, на это влияет множество факторов, но все же решающую роль играет ценность, польза решения, которое будет предложено. И соответственно, ключевая задача БА – найти оптимальное (по бизнес-модели, бюджету, объёму функционала, дате поставки и т.д.) подходящее решение, которое будет отвечать потребностям бизнеса клиента. Еще одна важная задача аналитика – как можно более точно определить границы проекта, чтобы потом было легче сделать реалистичную оценку затрат.

Работая вместе с сейлз-менеджером, на пресейле аналитику важно оставаться в зоне своих компетенций, быть объективным и не пытаться угодить заказчику ради сделки. При этом нужно не забывать, что вместе с командой мы также проверяем на совместимость цели, возможности клиента и своей компании, чтобы в результате выиграли все заинтересованные стороны.

Объем и виды работ бизнес-аналитика на пресейле зависят от типа заказчика: будет ли это крупный бизнес с привычными стандартными процессами, стартап, у которого есть только идея и амбиции, или же продуктовая IT-компания. В каждом из этих случаев есть свои особенности, но обычно список задач аналитика примерно одинаковый.

Какие артефакты готовит аналитик на пресейле?

Самый первый документ, который готовит бизнес-аналитик на пресейле, – набросок Концепции решения (Vision and Scope). В нем систематизируется доступная нам информация и данные по объему проекта. В каждой компании свой шаблон для такого документа. Мы в ScienceSoft придерживаемся практики, что Vision and Scope должен быть лаконичным и наглядным, чтобы легко можно было понять связь между бизнес-целям и тем, как будущее решение поможет их достичь. Поэтому лучше, если это будет короткая презентация со схемами и диаграммами.

Далее следует основной артефакт, который понадобится остальной команде для оценки затрат на проект, – описание функциональности (Feature list). Для наглядности можно подготовить диаграмму связей, или Mind map.

Отдельно нужно обсудить с командой и прописать предположения и ограничения по проекту. Чем меньше информации предоставил заказчик, тем больше будет каких-то неопределенностей. Как бы не хотелось уменьшить их количество, стоит продумать и описать все узкие места, ведь это важно для подготовки убедительного предложения от IT-компании и оценки рисков с обеих сторон.

Какие именно артефакты готовит бизнес-аналитик на пресейле, зависит как от сроков и бюджетов, так и самой специфики RFP. Кроме артефактов, перечисленных выше, можно дополнительно по согласованию с командой подготовить:

• Вайрфреймы и user flow

Помогут с визуализацией будущего решения.

• Различные канвасы

Позволят лучше понять бизнес заказчика

• Матрицы, сравнительные таблицы, диаграммы и т.д.

Начиная от относительно несложных, например, карта сайта, матрица ролей, BPMN основного бизнес-процесса – до GAP-, SWOT- анализа.

• Демо коробочного решения

Пригодится, чтобы влюбить заказчика в платформу.

• Описание персон и пользовательские сценарии

• И другие артефакты по необходимости

Исходя из всего арсенала техник и подходов бизнес-анализа.

Проведя всю предварительную работу, бизнес-аналитик участвует в подготовке коммерческого предложения (Proposal). Обычно такой документ состоит из технической, коммерческой и маркетинговой частей. Аналитик помогает готовить техническое предложение и предоставляет оценку БА работ на проекте, которая нужна для коммерческой части.

При подготовке и проверке предложения обращайте внимание на точки пересечения целей и возможностей заказчика и вашей IT-компании. Важно всегда помнить про то, что мы отвечаем на запрос клиента и покрываем его бизнес-потребности, ориентируясь на компетенции и ресурсы своей компании.

В следующей статье я расскажу о том, почему работа на пресейл интересна для БА, а также с какими трудностями можно столкнуться на этом этапе.

Автор статьи: Татьяна Лебедева