В этом цикле статей я поделюсь своим видением роли и задач бизнес-аналитика на пресейле, а также опытом работы на этом этапе в компании ScienceSoft. Я посоветую подходы и инструменты, которые помогут быстрее найти решение для проблемы клиента, порекомендую, как лучше готовить различные артефакты, а еще расскажу, какую пользу для своей карьеры аналитика вы можете вынести, участвуя в пресейле.
В первой статье мы разобрали, что такое пресейл, поговорили о роли и задачах бизнес-аналитика. Во втором материале затронули сложности и преимущества работы на этом этапе, в третьем – описали эффективные для пресейла подходы консалтинга. Предыдущая статья – обзор методов для расчета оценки трудозатрат на бизнес-анализ применительно к пресейлу. Сейчас мы поговорим о подготовке коммерческого предложения и роли бизнес-аналитика в этом процессе.
Как аналитик участвует в подготовке коммерческого предложения
Подготовка коммерческого предложения (proposal или КП) – финальный и самый ответственный этап пресейла. По сути, вся работа, которую проделала команда на этапе пресейла, компонуется в финальный документ.
Предложение должно убедить клиента выбрать компанию в качестве вендора для будущего решения. На мой взгляд, эффективнее всего привлекать к подготовке текста КП и последующему ревью всю пресейл-команду, включая бизнес-аналитика. Конечно, нет универсальной формулы, как написать продающее КП, которое гарантирует сделку. Но анализируя выигрышные RFP (request for proposal) , я могу порекомендовать, на что следует обращать внимание при подготовке предложения.
КП выполнит свою функцию и станет продающим, если у клиента не сложится впечатление, что ему что-то продают. Предложение должно отвечать на вопросы потенциального заказчика, озвученные в RFP и во время коммуникации, а также те, которые могут появиться во время чтения КП. А понять эти вопросы, как и потребности бизнеса, сможет именно БА.
Компании могут придерживаться разных подходов к изложению информации и оформлению КП. В ScienceSoft предложение состоит из 3 разделов: технической, коммерческой и маркетинговой частей.
Как правило, бизнес-аналитик вместе с командой разработки участвует в описании технической части предложения. И поскольку именно у БА есть наиболее целостное представление о клиенте и будущем решении, ему же и стоит валидировать все описания в этом разделе. При ревью постарайтесь абстрагироваться от роли IT-специалиста и оцените предложение, как представитель бизнеса. Текст должен быть понятным (доступным), логичным (целостным по смыслу) и дружественным по отношению к читателю.
За коммерческую часть предложения отвечает sales-менеджер, а информацию о компании (опыт и компетенции в нужном домене) предоставляет отдел маркетинга. За ревью всего КП на комплексность и консистентность, а также за его отправку клиенту ответственен сейлз-менеджер.
В начале предложения нужно отразить суть запроса, то есть данные из RFP, а также детали, которые удалось получить в процессе пресейла. Эта информация занимает пару предложений, но уже по ним понятно, насколько хорошо клиент и вендор поняли друг друга. Чтобы сделать предложение более персонализированным, лучше прописать, как вы понимаете миссию компании-заказчика и главную цель проекта.
Далее в предложении дается высокоуровневое описание вашего видения будущего продукта и его границ с акцентом на основные потребности клиента. Эту информацию можно отразить как в текстовом формате, например, в виде перечисления функциональности в крупную клетку, так и через схемы или несложные диаграммы.
Как аналитик вы можете полностью отвечать за подготовку овервью проекта и описание видения и границ решения. В этих разделах важно оставаться лаконичным и максимально кратким.
Описание подхода к разработке включает в себя как модель, по которой мы предлагаем работать (Fixed Price, Time&Material), так и определение будущих фаз проекта (Дискавери, Анализ, Proof of Concept, Разработка, Тестирование, Приемка, Go-Live и их комбинации между собой). Залог успеха проекта – это командная работа, в которую, безусловно, входит и сам заказчик, поэтому он должен быть вовлечен в процесс.
Концепцию архитектуры готовят технические специалисты, но бизнес-аналитик может помочь с ее оформлением, например, в виде диаграммы. Если проект связан с платформенными решениями (кастомизацией, миграцией), то БА, исходя из своего опыта, может помочь с выбором модулей, подходящих для типа бизнеса клиента.
Также для КП бизнес-аналитик готовит список артефактов, которые касаются БА-задач на проекте. Это могут быть вайрфреймы, документ о видении продукта и границах проекта, бэклог и/или спецификация, руководство пользователя, записи тренингов и прочее, что вошло в оценку работ БА. Описания других поставок (от разработчиков, дизайнеров, тестировщиков и так далее) готовят соответствующие технические специалисты.
Важно уточнить ключевые факторы, по которым можно в дальнейшем понять, что все проектные артефакты были поставлены и приняты заказчиком. Как правило, это уточнение способа предоставления артефактов клиенту, сроки, способ приемки.
Далее в КП описывается каждая проектная роль с уточнением зон ответственности на проекте. Допущения добавляются в случае, если какие-либо неуточненные на этапе пресейла требования могут драматически повлиять на оценку.
Как написать убедительное предложение
КП – это по большей части маркетинговый документ, поэтому он должен быть понятным и доступным для широкой аудитории. Стоит избегать сложных терминов и узкопрофессиональной лексики: как правило, КП читают менеджеры бизнеса, а не технические специалисты. Текст должен быть понятен сразу, при первом прочтении, так как мы не знаем, сколько времени будет у клиента на его изучение. Важно уделить внимание структуре документа и иерархии контента (использовать подзаголовки). Для удобства чтения часть информации лучше размещать в списках, таблицах, диаграммах. Так, если у клиента есть всего несколько минут на знакомство с предложением, ему будет проще уловить основные моменты.
Аргументация – ключевой прием при подготовке убедительного предложения. Подкрепляйте суждения фактами (цифрами, кейсами) и выгодами для клиента. Если в КП предлагаются дополнительные фазы проекта, то нужно обосновать их необходимость и пользу. К примеру, проведение фазы дискавери и/или анализа позволит точнее определить объем проекта и стоимость, уменьшить вероятность переделок и снизить затраты на стадии разработки.
Формат и объем предложения зависят от RFP и сроков его обработки. Это может быть короткий pdf-документ буквально на 1-2 страницы или же стандартное КП – на 10-15 страниц. Краткое КП обычно отправляется, если был запрос на конкретную информацию (RFI) и ответ нужен как можно скорее. Безусловно, всегда лучше стремиться к лаконичности в тексте предложения (помним про занятость клиента), но на первом месте все же остается полнота предоставляемой информации.
Если предложение будет представлено лично специалистом компании во время офлайн или онлайн встречи, то лучше использовать презентацию со слайдами. Ведь визуализация – это отличный инструмент не только в работе бизнес-аналитика, но и сейлз-менеджера.
Разумеется, в случае сложных уникальных проектов или крупных тендеров можно менять привычный подход и делать формат предложения индивидуальным, как по содержанию, так и по формату, дизайну.
Автор статьи: Татьяна Лебедева
