Аналитик на тренинге от Стратоплана

Мы побывали на тренинге Александра Орлова и Вячеслава Панкратова. Рассматривали вопросы тайм-менеджмента и работы с почтой. Тренинг оказался довольно продуктивным и живым. Распределенный формат определенно работает.

Немного о содержании: в фокусе, как уже было отмечено, в этот раз были проблемы с которыми мы сталкиваемся при планировании своего рабочего дня, а также навыки работы с почтой (написание писем, их организация и обработка).

После небольшого вступления с рассказом о себе, вместо которого, впрочем, можно было «поразгадывать» предложенную тренерами головоломку (в общем, с пользой провести время), сразу приступили к практике. В целом содержание практики в семинаре оказалось высоким: много слушали, но еще больше пробовали и тренировались. Понравилась также и структура: весь тренинг был построен вокруг одного кейса, к которому мы неоднократно возвращались.

Что же мы узнали (или вспомнили) на этом тренинге? Конечно, обо всем рассказать не получится, но некоторыми знаниями с удовольствием поделимся.

Мы зачастую начинаем свой день с «разгребания» почты. Александр и Вячеслав долго спорить о том, хорошо это или плохо, не стали, а быстро перешли к рекомендациям по написанию писем:

• Начинать письмо нужно с понимания того, какого действия (или результата) мы хотим добиться от получателя
• В письме, по возможности, должны быть ответы на следующие вопросы (сохранение последовательности также желательно):
  • О чем это?
  • Насколько это важно?
  • Причем здесь я?
  • Что мне нужно сделать?
• Желательно расставлять акценты, т.е. выделять наиболее важные части письма, если письмо большое. «Большое» — это текст объемом 4-5 абзацев по 5-6 строк, а не сочинение в 5 страниц.
• В письме, опять же по возможности, должны быть указаны альтернативы к действию получателя, т.е. что получатель может делать, если основной юзкейс сценарий выполнить не получается. Например, если мы хотим добиться от получателя прислать нам отчет по активностям аналитиков на проекте Х сегодня до 16:00, то, возможно, стоит указать альтернативы: если нет возможности собрать всю статистику, то прислать часть с указанием на то, чего не хватает. Это поможет сэкономить время, на ответы и ускорить общее выполнение задачи.
• В письме неплохо бы указывать сроки, в которые ожидаемое от получателя действие должно быть завершено.
• В заголовке письма можно указать основной призыв к действию для получателя. Например, неплохой будет тема письма: «Прислать отчет по аналитическим активностям на проекте Х до 21.12.2012».

 

Это некоторые из рекомендаций, с которыми мы познакомились. Конечно, опытный аналитик\менеджер\разработчик, вероятно, не откроет что-то новое для себя (хотя напоминание не будет лишним), а вот всем, кто только начинает свою карьеру, эти рекомендации будут весьма кстати.

Не секрет, что структура любого текста отличается в зависимости от того, для чего предназначен сам текст. Вот и письмо не является исключением: в зависимости от цели структура письма должна меняться.

Также неплохо при написании важного письма задуматься над тем, какие вопросы могут возникнуть у его читателя.

Какие ошибки мы совершаем при написании писем?

• Опечатки. Провряйте, что вы напсали, перед тем, как оттправить письмо.
• Ошибки в имени. Убедитесь, что используете правильные имена.
• Чрезмерное цитирование. Иногда обсуждение ведется в одной цепочке писем. И если в обсуждении участвует более 2 человек, то запутаться ничего не стоит.
• Отсутствие ответа на письмо. Желательно отвечать в течение дня.
• Мы иногда забываем, что письмо могут переслать другим лицам. И если вы в порыве эмоций нецензурно выругались по поводу очередного разработчика, который не прочитал спецификацию, есть некоторая вероятность, что об этом узнает не только получатель.
• Неправильный список получателей. Решение очевидно: проверяйте перед отправкой.

 

В этой части  тренинга, в основном, работали с матрицей Эйзенхауэра (ее еще называют моделью FACT). Стоит признать, что данный инструмент работает. Чтобы успешно его использовать, можно при появлении очередной задачи, которая норовит забраться на самый верх вашего «to-do» листа, задавать себе 2 вопроса:

- Это нужно сделать сегодня?

- Это могу сделать только я?

Ответ на первый вопрос поможет разобраться со срочностью задачи, ответ на второй – с ее важностью.

Задачи, которые мы должны выполнять при использовании данной матрицы:

• Нужно тушить пожары, т.е. сводить количество срочных и важных задач к минимуму
• Следует исключать отвлекающие факторы (срочные неважные задачи)
• Нужно «сушить болото», т.е. уменьшать количество несрочных и неважных задач

В этом случае будет прогресс, удовлетворение от проделанной работы и мир во всем мире.

Несколько раз подчеркивалась важность использования только тех методик, которые подходят именно вам. В общем, не стоит пытаться слепо следовать методологии GTD и надеяться, что все в жизни изменится в лучшую сторону. GTD – отличная методика, если использовать ее с умом.

8 часов пролетели незаметно. Конечно, были перерывы, которые Александр Задорожный (представитель Стратоплана в Минске) умело использовал, чтобы помочь нам отвлечься и с новыми силами приступить к изменению своей жизни в лучшую сторону получению полезного опыта.

Возможно, как уже было отмечено, те, кто уже задавался вопросами личной эффективности, не сделали бы для себя открытий, но, безусловно, всем тем, кто только начал интересоваться данной тематикой, тренинг оказался полезным. Ну и, конечно, опыт тренеров тоже сыграл свою роль: слушать было интересно, практиковаться — весело.

P.S. 9 декабря пройдет последний в этом году тренинг от Стратоплана. Подробнее о нем вы можете узнать на страничке блога представителя Стратоплана в Минске Александра Задорожного.