Салют всем!
В последнем цикле публикаций из набора статей о личной эффективности я бы хотел поделиться наиболее практичными советами о том, как делать свой рабочий (и не только) день продуктивнее и интереснее, дабы, с одной стороны, постоянно саморазвиваться и двигаться вперед, а с другой – не погрязть в рутине скучных и монотонных активностей, коими насыщена наша рабочая (и не только:)) жизнь.
Когда-то, в первой статье по эффективности, я упоминал о том, что моя основная задумка – делиться только тем, что работает лично для меня, а не голыми теоретическими выкладками. Хочу это еще раз подчеркнуть, так как методики и подходы, про которые я расскажу, возможно, покажутся хаотичными и на первый взгляд мало коррелирующими друг с другом. Вероятно, так оно и есть – у меня не было желания их классифицировать и детально анализировать теоретические базы; я просто проверял их жизнеспособность, и они ее доказали.
Итак, для начала давайте попробуем разобраться, о чем конкретно будет идти речь. Во-первых – о тайм-менеджменте, или, переводя это мозгоразрушающее словосочетание на великий и могучий, об управлении временем. Википедия определяет тайм-менеджмент как «процесс сознательного контроля времени, которое вы тратите на ту или иную деятельность, с целью повышения эффективности и продуктивности». Теоретические основы тайм-менеджмента и список всех практик, которые он включает, можно найти тут (придется, правда, потрудиться над переводом). Заранее оговорюсь, что я опущу такие стандартные (хотя и краеугольные) вещи, как целеполагание и приоритизация целей, предполагая, что мы с вами уже определились, что нам нужно от жизни и разнесли свои цели по категориям важности и срочности. Если нет, то вы сможете прочесть об этом практически в любой книге по тайм-менеджменту, или же, как вариант, в статье, опубликованной авторами дружественного сообщества belqa.by. Также я поделюсь рядом других приемов и практик по работе над собой, своими привычками и организацией своей жизни, которые формально не относятся к тайм-менеджменту, но при этом играют не менее важную роль в личностном и профессиональном росте.
Сегодня мы сфокусируемся на более-менее универсальных приемах, которые подразумевают не столько специфичное применение в рамках рабочего процесса, сколько изменение личных парадигм и внедрение новых привычек.
1. Getting Things Done (GTD)
Многие наверняка слышали об этом организационном подходе. Название происходит от одноименной книги, выпущенной Дэвидом Алленом в 2002 году, которая описывает принципиально новый подход к «расчистке» сознания и рабочего пространства, а также внедрение ряда практик, помогающих их в дальнейшем не засорять. Проводя параллели с процессными “фреймворками”, GTD – это RUP в области тайм-менеджмента:). Имеется в виду, что данный подход настолько же сложен, детален и навернут, однако, если не пожалеть времени и адаптироваться к этой технике, – она наверняка заработает.
К сожалению, я не смогу поделиться всеми деталями подхода в рамках данной статьи, так как мне потребовался бы не один десяток страниц для этого, поэтому опишу лишь общее предназначение и суть GTD.
Процесс GTD подразумевает 2 этапа:
1) «расчистка» багажа (под этим подразумевается все множество дел, информации и материальных вещей, которые являются частью вашей жизни);
2) поддержание его в дальнейшем в контролируемо-организованном состоянии.
Рекомендации для обоих этапов расписаны крайне детально и по существу. Основным мотивом является полная очистка сознания и перенос всей информации на бумагу/цифровые носители. Это обусловлено, во-первых, ненадежностью человеческой памяти, а во-вторых, стрессом, который незаметно накапливается по мере того, как вы захламляете сознание обилием несделанных дел и неструктурированной информации.
Для первоначальной расчистки выделяется от нескольких часов до нескольких дней на то, чтобы пересмотреть как ментальный, так и материальный багаж вашей жизни, структурировать и разложить все по полочкам, тем самым избавившись от хаоса и выкинув весь ненужный хлам на свалку. Дальнейший же процесс организации контроля подразумевает ведение заданного набора списков и дневников (различающихся по приоритетам и контексту), по которым вы будете распределять дела, информацию и прочие данные, а также их ревизию с определенной периодичностью.
Если вы периодически чувствуете, что «закапываетесь» в делах, забываете сделать что-то или же на вас давит хаос информации, которой вам приходится оперировать, то я настоятельно советую вам познакомиться с этой книгой. Вам потребуется некоторое время, чтобы внедрить этот «фреймворк», однако, основываясь на личном опыте, вероятность того, что ваша результативность (количество выполняемых дел, скорость, общая удовлетворенность от работы) повысится, довольно высока. Обратите также внимание на то, что, как и любой другой набор техник, GTD можно и нужно использовать со своими модификациями, адаптировав его по максимуму под себя (методом проб и ошибок).
Буду рад услышать комментарии от тех, кто попробует внедрить этот метод в практику, а также от тех, кто уже изучал/работал по этой системе.
2. Привычка записывать
Правило «Записывай все» продвигается как в рамках подхода GTD, так и в большинстве других методов организации личного и рабочего времени. Помимо ежедневников, списков дел, планировщиков и т.д. я рекомендую иметь под рукой еще ряд тетрадей/блокнотов для того, чтобы записывать туда то, что не попадает в категорию «To Do». Повторюсь: наша память – крайне ненадежный союзник. Начните вести список важных данных, сгруппированных по жизненным сферам, который будет у вас всегда под рукой. Например:
Авто:
Последний раз менял масло: такого-то числа
Масляный фильтр (номер детали): такая-то марка
Пробег машины при покупке: X км.
Рабочее:
Имя рабочего компьютера: YYY
Телефон IT отдела: такой-то
…
Меня не раз выручали подобные списки, так как ключевая информация, которая может резко понадобиться в некоторый момент времени, часто имеет свойство выпадать из памяти.
Еще одним полезным вариантом будет записывать список терминов и понятий, которые вы хотите изучить в свободное время (можно сплошным неструктурированным списком). Например, с утра вы начали читать статью о работе с требованиями и встретили незнакомый для вас термин “User Story”. У вас не хватит времени переключиться на его изучение – нужно работать. Выпишите себе его в блокнот «Узнать». Позже, в разговоре в курилке, обсуждая экономическую ситуацию в стране, вы услышали от коллеги непонятное слово “девальвация». Запишите и его тоже. Вечером, или при любом удобном случае, пройдитесь по вашему списку, имея Google под рукой, и, глядишь, вы станете чуть умнее:).
3. Правило 2-х минут
Простое, но крайне полезное правило гласит: «Дела, укладывающиеся в рамки 2-х минут, выполняйте, не откладывая на потом». Это не означает, что в любой ситуации нужно сломя голову бросаться выполнять резко поступившее дело. Да, в идеале так и нужно поступать, но иногда по ситуации невозможно резко отвлечься от чего-либо архиважного. В таком случае подобные дела необходимо вынести на верхушку стека вашей «оперативной памяти» вместо складирования на «жесткий диск» и разобраться с ними при первой же возможности.
Данное правило обусловлено тем, что вы в любом случае потратите больше времени/сил на организацию подобных дел, чем на их последующее выполнение (если вы ведете список дел, то имеется в виду занесение таких дел в список; если же нет, то это те усилия, которые вы невольно потратите на удержание подобной мелочи в памяти).
4. Правило одного года
Правило одного года звучит так: «Если вы не пользуетесь чем-либо в течение одного года, выкиньте это». Под «чем-либо» подразумевается, в первую очередь, то, что занимает некое полезное пространство, а также требует от вас периодических усилий по поддержанию организованности и упорядоченности. Основная цель – избавиться от ненужных вещей, которые отягощают ваш багаж и напрасно тратят вашу энергию.
Будьте только осторожны. Практика хоть и полезная, но в момент разбора личного хлама так и подмывает выкинуть все подряд. Именно так я однажды выкинул по ошибке свою банковскую карточку :(.
5. Планирование с запасом
Вопреки постулатам многих адептов теории тайм-менеджмента об использовании каждой свободной минуты своего времени (а некоторые и вовсе рекомендует совмещать теоретически совместимые дела, к примеру, «А почему бы не вымыть ванну в тот момент, когда вы принимаете душ?» или «Перекусить можно и за рулем автомобиля, к чему тратить время?»:)), я бы советовал не нагружать каждую свободную минуту, а наоборот – при планировании дел всегда оставлять разумный запас.
Плюсы такого подхода:
- Если ваша оценка оказалась неверна, вам не придется сдвигать свой дневной график или выполнять задачу в несколько подходов.
- Если вы все же дали точную оценку и у вас остался некий запас времени, то вы можете заполнить его мелкими опциональными делами (а их обычно предостаточно) или просто расслабиться и отдохнуть, что тоже немаловажно, так как это повысит вашу эффективность для будущих дел.
Ну и напоследок два небольших совета по повышению общей эффективности, которые не стоят того, чтобы их выделять отдельным пунктом, но, тем не менее, жаждут быть донесенными :). В разговорах, особенно содержащих новую/полезную для вас информацию, говорите меньше – слушайте больше (я уже упоминал об этом во второй статье цикла), дабы учиться, учиться и еще раз учиться. Ну а во-вторых, не переусердствуйте со своей эффективностью (как в моральном, так и в физическом плане) – развивайтесь в меру, не превращайте себя ни в задерганных постоянным трудом мучеников, ни в чрезмерно роботизированных рационалистов, которым чужды мораль и чувства :).
Всем спасибо за внимание и до следующей встречи!
P.S. Как всегда, жду комментов тут.
P.P.S. Что почитать по данной теме:
1. David Allen “Getting Things Done”
2. Алан Лакейн “Искусство успевать”
3. Джон Ван Эйкен “Ваш 25-й час”
4. Стивен Кови “Семь навыков высокоэффективных людей”
