Всем привет! Вы попали в продолжение цикла статей «Бизнес-аналитик, пакуем чемоданы!». Содержание предыдущего эпизода можно посмотреть здесь.
В этой и следующей частях мы рассмотрим каждый вид командировок, который был, упомянут ранее по следующим критериям:
- Цель
- Место в жизненном цикле проекта
- Возможная длительность
- Вероятные попутчики
- Распределение обязанностей между аналитиком и попутчиками
- Шаблоны и заготовки
- План действий
- Ожидаемый результат
- Общие советы
Сразу оговорюсь, что информация о том, кто и как должен организовывать командировки, будет представлена в следующих эпизодах.
Командировка «Предпродажная»
Цель
Целью предпродажной командировки является выявление информации, которая необходима для составления конкурентоспособного коммерческого предложения.
Для бизнес-аналитика – это выявление главной потребности или проблемы заказчика. То есть спонсора проекта со стороны заказчика (Project Sponsor).
Место в жизненном цикле проекта
До начала проекта или его новой фазы в случае с долгоиграющими проектами.
Возможная длительность
Обычно это краткосрочные командировки на 1-3 дня.
Вероятные попутчики
- Sales Person – человек, который управляет отношениями с заказчиком на этапе продажи проекта.
- Account Manager – человек, который будет управлять отношениями с заказчиком в случае выигрыша проекта.
- Project Manager – человек, который будет руководить реализацией проекта.
- Technical Subject Matter Expert – технический специалист, эксперт в доменной области проекта.
Важно помнить что один человек может играть несколько ролей. Возможно, в вашем случае Sales Manager, Account Manager и Project Manager будут одним человеком. А Technical Subject Matter Expert-а не будет. Либо, вы поедете самостоятельно и все вопросы будете координировать с ними удаленно, например, через Skype.
Распределение обязанностей между аналитиком и попутчикам
Исходя из вышесказанного обязанности могут распределится следующим образом:
- Вопросы связанные с контрактом и финансами – Sales Person/Account Manager.
- Сроки проекта, состав команды – Project Manager/Account Manager.
- Выявление требований – Business Analyst.
- Выбор технологической платформы, детали технической реализации – Technical Subject Matter Expert.
Шаблоны и заготовки
В этой командировке могут пригодиться следующие заготовки, которые можно сделать до поездки:
- Список вопросов для выявления требований, вот, например, выдержка из одного списка, который я готовила перед командировкой:
1. Please, explain your business needs and expectations for the project?
2. Do you have any metrics of successful project?
3. Have you already chosen any technical platform for the project?
4. Should the system support multilingual audience? If yes, then, what languages must be supported?
5. What browsers should be supported by the system?
6. Do you have any software licenses for the project?
7. Are there any expectations regarding to branding of the system?
8. Is there any branding book?
9. What scope of the system audience do you plan?
10. What services do you want to provide your audience?
11. Do you have a person to serve as «Project Manager» over the project?
12. Do you use Facebook? Do you think it could be useful in a business context, if similar technology was employed privately and internally?
13. Do you need mobile access to the system?
- Шаблон коммерческого предложения (Commercial Proposal). Скорее всего, в Вашей компании уже есть такой шаблон и его нужно только найти. В поиске помогут Sales Person или Account/Project Manager.
- Шаблон соглашения о работе (Statement of Work). Также стоит поискать готовый внутри компании по тем же каналам, что и коммерческое предложение.
- Заготовки для тендерной документации (информация о компании, отзывы от предыдущих заказчиков – references, примеры работ – case study, резюме ключевых специалистов).
План действий
- Определить, список вопросов для прояснения. Обычно есть какие-либо детали по будущему проекту, по которым можно уточнять информацию.
- Определить, кто на стороне заказчика может быть носителем информации. Спросить у контактного лица на стороне заказчика, Sales Person, Account Manager и Project Manager.
- Создать план коммуникаций и отправить его на сторону заказчика с просьбой назначить встречи, забронировать комнаты для совещаний и пригласить нужных людей. Пример плана коммуникации:
Vendor will provide detailed meetings’ agenda a day before the meeting (please, see meetings list).
Date and Time
Vendor provides a privilege to define meetings’ dates and time to Customer. From our side we can purpose the following approaches:
1. Run 2-3 full day sessions a week.
2. Run a meeting for 4 hours per a day (with a few small breaks) before or after noon and keep the last part of the day for non-project activities.
3. Alternate project related meetings with other activities in a free form.
Stakeholders
The stakeholders from Customer side are required:
1. Project Sponsor
2. Subject Matter Expert
3. Other Customer representatives who will be invited to a meeting by any person mentioned above in order to address the meeting subject.
Duration
The meeting duration is approximate and may be changed based on current situation.
Location
It is assumed, that the main meeting locations are conference rooms in the Customer HQ office. However meeting can be arranged in the Vendor office.
Meeting List
The following is a list of the planned meetings. People mentioned below title “Optional” can attend the meeting according to their desires.
|
# |
Meeting Subject |
Meeting Participants |
Approximate Meeting Duration, h |
| 1 | Kick off | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
1 |
| 2 | General Approach and Objectives Clarification | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
1 |
| 3 | Capabilities and Features Workshop | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
4 |
| 4 | Information Architecture Workshop | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
4 |
| 5 | IT related requirements (required software, hardware and so on) | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
2 |
| 6 | Security Access Requirements | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
2 |
| 7 | Collaboration and Workflows Requirements | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
4 |
| 8 | User Adoption and Trainings Requirements | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
1 |
| 9 | Wrap up Meeting | Must:John Doe Optional: Steve Jobs |
1 |
|
Total Approximate Meetings Duration, h |
20 |
||
Ожидаемый результат
Идеальный результат – это коммерческое предложение (Commercial Proposal), которое готово для согласования с заказчиком. Не всегда получится это сделать из-за нехватки времени. Поэтому стоит стремиться к тому, чтобы собрать максимум информации, которая будет полезна при дальнейшей подготовке предложения.
Общие советы
- Помните, что это предпродажная командировка и ее цель представить компанию, команду и Вас в лучшем свете, чтобы заказчик выбрал именно Вас.
- Расскажите об успехах и достижениях и о том, как Вы здорово работаете.
- Нужно действовать согласно плану, но помнить что изменения в плане это нормально.
- После каждой встречи стоит писать протоколы (meeting follow up) и согласовывать их с присутствовавшими на встрече.
На этом, пожалуй, по данному типу командировок у меня все. А в следующем эпизоде мы рассмотрим командировку «Знакомство».
Буду рада увидеть ваши комментарии про ваш опыт предпродажных командировок.
До новых встреч!
Спасибо за статью — понравилась :)
От себя предложу, что также можно добавить шаблон и пример meeting followup-a - там тоже есть свои тонкости и не все делают их правильно.
Спасибо за отзыв. Я решила растянуть удовольствие =) чтобы в других видах командировоко было о чем рассказывать
Шаблон соглашения о работе (Statement of Work)
Вы с заказчиками из России используете этот документ и именно под таким названием? В моей практике такой документ не встречался.
Возможно аналогом будет ТЗ?
Денис, с заказчиками из России мы используем контракт с ТЗ в качестве приложения. Но, я что вижу, то пою, я уже давно не работала с заказчиками из России =)
Будет ли продолжение?
Очень хотелось бы прочитать про вид командировки Обследование предприятия / Сбор требований
Надо дописать, да =)